資料、ノートの整理術

ノート、メモはアイデアの源泉となり、新たなプロダクトやサービスを生み出すため、もしくはプロジェクトを成功に導くために必須のものになります。

できるだけ手間をかけずに情報を整理するための方法を確立し、その情報を有効活用することを心がけましょう。

ツールについて

情報を記録するのは紙のメモやノートでもいいのですが、できればEvernoteなどのデジタルツールをおすすめします。

検索性を上げるためです。

ほとんどの場合、ノートを見返すのは少し時間が経って、記憶が薄れてからです。その時にはどこに何を書いたか忘れている可能性が高いので、検索して目的の情報にたどり着けるようにしておくことが重要です。

紙のノートだとそれが実現できません。

時間を書いたり、インデックスをつけたりすることで多少検索性を上げることはできますが、キーワードを入力するだけで、ダイレクトにその内容が書かれている部分に飛べるデジタルツールにはかないません。

場所を取らずに過去の情報を蓄積するのも紙だと難しいです。情報量が増えてくると紙媒体はどうしてもかさばってしまいます。

記述量、記述スピードもタイピングに慣れればPCのほうが断然早いです。

PCだと概念図のようなものがさっとかけないというデメリットはありますが、ipadや2in1PCであればそのような図も手書きで書くことができます。

個人的にはメモを取りながらどうしても図が必要と感じたことはありませんが…。

ちなみに自分はDynalistというアウトラインエディタをメモ、ノート代わりに使っています。 どうしてもノートがいいという場合、スキャンして保存するのに適したものを使うほうがベターです。

ショットノートなど、アプリなどと連携して使えるメモやノートがたくさん販売されています。そういったものを上手く活用しましょう。※ここに外部リンクを入れる。

スキャンしてデジタルファイルにすることで保管性が上がりますし、保存時のファイル名の付け方(内容+日付)を工夫することで検索性もある程度確保できます。

メモを取る前に…

本来、会議や打ち合わせは議論やヒアリングに集中すべきなので、許されるのであれば録音してしまうというのも一つの手です。

そもそも、メモを見返すのは意外と効率が悪いです。

話をしながら完全な記録を作るのは難しいので、不完全な記述に対して、どういう意図で書いたか考えたり、記憶が呼び起こしたりしなくてはならないからです。

録音したとしても聞き直すにはかなりの手間がかかります。

なので、打ち合わせや取材が終わってからできるだけ早く必要な作業を開始するようにしましょう。

そうすれば重要なことはある程度覚えているのでメモにあまり頼らなくてもよくなります。

ツールや管理方法に凝るのは楽しかったりするので、それ自体が目的になってしまうこおがあります。趣味であればいいですが、ビジネス的にはあまり意味のないことなので、メモをとることやその整理にあまり手間をかけすぎないようにしましょう。

ノートの使い方

情報は必ず一箇所にまとめましょう。これが大原則です。 これさえ守れば後のことは適当でもいいくらいです。

紙でもデジタルでも同じです。

共通して書くことですが、下記のものはあったほうがいいです。

  • 日付
  • おおまかな内容(〇〇に関する打ち合わせ、〇〇の取材など)
  • 相手の法人名と主要な個人名

誰と話したかはというのは意外と重要です。あとあと、話した日付より重要になることもあるのでなるべく書くようにしましょう。

デジタルツールの場合はアプリの中で擬似的に複数のノートを持つことができる場合が多いが、「INBOXノート」を1つ作ることをおすすめします。

「INBOXノート」とは一旦全ての情報をそこに放り込んでおくためのノートです。

前から決まっている取材などであれば、あらかじめ分類された状態でメモを取り始めることが可能ですが、自分用の細かいメモや電話で話した内容の記録などは分類を決めてから書き込むことが難しいです。

一旦、INBOXノートに書いておき、後で整理するようにします。

INBOXの整理は手が空いたタイミングでいいのですが、打ち合わせ中に自分が処理しなくてはならないタスクが発生した場合は、メモを取ったあとすぐにそのタスクをTODOリストに書き写すようにします。

書き写したタスクは二重線などで消す、マークをつけるなどTODOリストに反映済みということがわかるようにしておきましょう。

資料の整理方法

最良の整理方法は捨てることです。

紙の資料は割り切ってとにかく捨てましょう。

資料がデスクが大量に積み重なっていても致命的な問題はないのですが、デスク周りはきれいなほうが仕事の能率は上がります。

整理してもいいのですが、整理するためにはかなりの手間と時間がかかることを意識しておきましょう。

ほとんど資料は見返しません。

たまに必要な書類を捨ててしまうこともあるが、使うかもという感じでそれを気にし始めると全く捨てられなくなります。

そうなるケースは数パーセントです。そのためにその他の書類を全て取っておくのは効率的ではありません。

繰り返しになるがとにかく割り切りましょう。

最重要の書類のみ残せばOKです。

  • クライアントから紙ベースでもらった資料(再度もらうのは失礼)
  • 契約書類 などです。

デジタルファイルについてはPCのハードディスクに十分な空きがあれば無理に削除する必要はありません。

削除したり捨てた資料のほとんどはまた手に入ります。

そういう資料は一旦捨てて、その情報がどこで手に入るかだけを記録しておけばOK

例えばWeb上の資料であればそのページをBookmarkしておきます。書籍であればタイトルとページ数を書き留めておきます。

どうしても置いておきたい紙の資料はスキャンして保存します。

スキャンして保存する場合の注意点は下記の通りです。

  • 1箇所に集約する
    • あるものはクラウドストレージに、あるものはUSBメモリにという状況は避ける
  • 検索しやすいようにする
  • ファイル名を正しく設定する
  • スキャンするものを厳選する
    • スキャンするにも手間と時間がかかるので

まとめ

資料やメモを効率的に扱うことで生産性は大きく上がります。

デジタルツールをうまく活用することで手間をかけずにアウトプットを増やせるようにしましょう。