会議は準備が8割



まずはじめに、会議の8割は無駄です。まずは会議を減らすことを考えましょう。

しかし、どうしても必要な会議はあります。その会議を効率的で生産的なものにするために何が必要かを考えます。

会議は報告する場ではない

部会、チーム会などではプロジェクトの進捗や先週の成果などを報告させたりする時間がありますが、それは先に済ませておいたほうがいいです。

事前に文書などが配布されていれば、その情報を共有する作業は、わざわざ集まらなくても個人個人でできる作業だからです。

部会の頻度は大体の会社で週に1回、月に1回というところだと思いますが、そのタイミングで報告すると情報の鮮度も低くなります。

ITツールの活用によってリアルタイムに状況や進捗、成果などは共有されるべきです。 報告が週間、月間というのは今の時代に合いません。

報告を口頭でするというのも効率が悪いです。報告者がまとめたものを読むほうが情報のインプット速度が早くなります。

また、文章であれば情報の取捨選択も可能です。口頭の報告だと、不要な情報や既に知っている報告内容などもとりあえず全部聞くしかありません。効率が悪いですよね…。

大げさなITツールは必要ありません。wikiや簡単なWebサイトを作るだけであれば無料のツールも豊富にあります。そういったものを積極的に活用しましょう。

Googleサイトや無料のwiki、Qiitaなどがおすすめです。

それも難しい場合はWord文書の共有でもかまいません。とにかく事前に共有するということが重要です。

そして共有された情報をもとに何かを決めるために関係者が集まるのが会議なので、 決めることがないのであれば会議は不要です。

例えば、問題が発生しているのであれば解決する方法を探る。新しいアイデアを詰めたいのであればそれについて議論をし、具体化する方策を検討する。そういうことをする場であるべきです。

参加者の選定は重要

まず参加人数をできるだけ少なくしましょう。

関係者全員をとりあえず呼ぶというのは最悪です。人数を多いと大半の人が発言しないという状況になり、会議がだらけたものになります。

また、的確な議論ができない人が混ざっていると論点がズレたりして、その軌道修正に時間が取られます。

下記のような人をなるべく厳選して集めるようにしましょう。

  • 議論するテーマに対する知識が豊富
  • 柔軟にアイデアを出すことができる
  • アイデアに対してネガテイブな要素、ポジテイブな要素を挙げて議論ができる

また、決定権がある人を必ず入れましょう。

前項でも書きましたが、会議は何かを決める場です。決定権がない人だけで話あっても意味がありません。

議論した内容を後で決定権のある人のところに持っていくという方法でもいいですが、議論の過程も含めて、聞いてもらったほうが効率的です。

そして、できればその場で結論を出してもらいましょう。

古い体質の組織だと会議に呼ばれなかった人が「自分は聞いていない」と文句を言い出す ことがままありますが、会議後に議論のプロセスと結論を文書にして共有することでその問題を回避できます。

文書を見て、会議に参加してない人が重要な意見やアイデアが出してくれるようであれば、その内容も踏まえて再検討すればOKです。

時間は長くて1時間

それ以上やっても新しい展開はありません。

1時間以上かかっている場合は大抵、論点がブレているか、議論が堂々巡りしている かのどちらかです。

論点を無駄に発散させるような人はメンバーに入れないのが理想的ですが、そうなってしまった場合は、一旦誰かが論点を整理しましょう。

議論が堂々巡りしている場合は、新しい情報がないと議論が進まない可能性が高いので、効率的ではありませんが、一旦各自が宿題として持ち帰るしかありません。

それを避けるためには議論の材料になるものはできる限り全てまとめておくことが必要になります。

宿題として持ち帰る場合も、期限を切るようにしましょう。あらためて集まるのはいつにするか、各々の結論を出すのはいつにするかをその場で決めます。

会議の進め方

何を決める会議なのかということを最初にはっきりさせ、参加者全員でそれを共有します。

議論の材料になる事実ベースの情報は参加者に事前に読んでおいてもらいましょう、その場で口頭で説明するのは避けます。それだけでかなり時間がかかってしまうからです。

忙しい人で読む時間がとれない場合は会議の冒頭に読む時間、議題についての検討する時間をとります。

会議室に集まっているのに無言の時間が発生することになって、若干変な感じですが、そうしたほうが口頭で説明するよりも確実に効率が上がります。

聞くよりも読むほうが圧倒的に早いし、話を聞きながら自分の考えをまとめるのは難しいからです。

情報がインプットされた状態になったら、質問を受け付けますが、できるだけ質問が出ないような資料を作ることを心がけます。

疑問点がクリアになったら、それぞれの意見とその理由を発言してもらいます。あとは普通に議論すればOKです。

意見やアイデアの議事録はリアルタイムでとってそれをリアルタイムで共有します。文書を共同編集作業ができるツールを使えば簡単に実現できます。

そういったツールを使うことが難しい環境であれば、ホワイトボードを使ってもいいです。

いずれにしても発言内容や決定事項を参加者が見ながら議論を進められるようにします。

そうすることで、同じ質問が出たり、論点がズレるのを防ぐことができます。

資料の作り方

上記のような会議の進め方をするには会議の主催者の資料作成能力がかなり重要になります。

報告者の思考の流れとそう考える根拠になった情報、データが資料を読めば全てわかるように作らないといけません。

参加者によって知識に差があるので(例えば現場の人間と管理職の知識には差がある)、 全ての参加者の前提知識を想定し、各々が資料を読めばわかるように作ります。

また、自分が組み立てたストーリーに必要のないデータであっても会議の場での議論に必要になりそうな補足データも網羅しておきます。

議事録は必ず作る

進め方のところで説明したリアルタイムの議事録を会議後にまとめなおします。

議事録を作る理由は2つあります。

1つ目は会議に参加していないメンバーに決定内容と議論のプロセスを共有するためです。

会議に何十人も参加するのは不可能だし、人数が増えるのは避けるべきなので参加メンバー以外に情報を共有することが重要になります。

参加者以外に情報を共有することで、良い意見やアドバイスが出ることもあります。

2つ目は後で見返して、その時なぜそういう結論になったかを再確認するため。

決定内容ついて後で疑問が出てきたり、軌道修正が必要になるということはよくあるのですが、時間がたてば議論の内容や決定の理由は忘れられたり、覚えていても不正確になります。

その時に議論の内容を振り返る資料が必要になります。

また、過去の議事録の内容を踏み台にして、新たなテーマで議論をすることもありますし、1回の会議で決定が出ず、継続協議にとなった場合も議事録が重要になってきます。

また、議事録は会議に参加した者のみがファイルを持っているという状態は避けて、必要な関係者がいつでも閲覧、検索できるようにしておきましょう。

まとめ

会社は非常に会議が多いため、会議を効率化、もしくは省略できれば多くの時間を生み出すことができます。

また、議論の質を上げれば成果物の質も大きく上げられます。

実践するには周囲の協力が必要な部分もあるので、まずは狭い範囲の会議で試してみて、うまくいけば少しずつ広げていきましょう。